Optimalisasi Pelayanan Kearsipan Melalui Digitalisasi Arsip

Penataan dan penyimpanan arsip di kelurahan Kutajaya belum berjalan efektif dikarenakan belum dikelola secara profesional, masih manual dan sesuai dengan kaidah- kaidah kearsipan sehingga menyulitkan untuk menemukan kembali / temu balik arsip yang menjadi sumber kebijakan dalam pengambilan keputusan dan proses pelayanan kearsipan lainnya.

Tujuan jangka pendek dari aksi perubahan ini adalah menyediakan  data arsip digital  bulan Januari sampai dengan Agustus tahun 2023 dalam bentuk digital di google drive dengan nama akun  kelurahan kutajaya78@gmail.com yang diselesaikan dalam kurun waktu 2 (dua) bulan (September 2023 – November 2023). Lalu dilanjutkan prosesnya ke tujuan jangka menengah dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan setelah tujuan jangka pendek selesai atau direncanakan awal bulan November tahun 2023 akan menyediakan data arsip tahun 2023 dalam bentuk digital di google drive dengan alamat: kelurahan kutajaya78@gmail.com. Setelah tujuan jangka menengah tercapai, maka akan dilanjutkan tujuan jangka panjang dalam kurun waktu selambat-lambatnya 1 (satu) tahun di tahun 2024 untuk menyediakan sistem kearsipan yang handal di Kelurahan Kutajaya dan menyedaiakan data arsip 2024 dalam bentuk digital di google drive dengan alamat: kelurahan kutajaya78@gmail.com.

Manfaat bagi organisasi adalah mempermudah akses pencarian dan penemuan dokumen.

Manfaat bagi stakeholder/masyarakat adalah mendapatkan pelayanan publik yang akuntabel dengan dokumen data yang akurat

Upaya peningkatan kinerja organisasi saat ini, mengharuskan setiap organisasi harus bisa beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan informasi, karena salah satu cara untuk mengatasi permasalahan organisasi adalah dengan pemanfaatan teknologi digital. Penggunaan google form untuk mengantisipasi kehilangan dokumen dan menjadikan temu kembali berkas lebih mudah dan efisien.

Adapun digitalisasi arsip yang dilaksanakan dii kelurahan Kutajaya melalui beberapa tahapan yaitu; memilah berkas sesuai klasifikasinya, menscan berkas, input berkas dan hasil scan berkas ke google form dengan alamat: kelurahan kutajaya78@gmail.com.

Diperoleh isu prioritas yang harus ditangani untuk mengoptimalkan pelayanan pengujian kendaraan bermotor yaitu “Belum optimalnya pengelolaan arsip di Kantor Kelurahan Kutajaya Kabupaten Tangerang”. Maka diperlukan solusi untuk menanganinya dengan rincian sebagai berikut:

1. Kategori: Man

Akar Masalah: Pegawai yang kurang kompetensi IT

Solusi: Melakukan pelatihan dan bimbingan untuk menambah kemampuan IT pegawai.

1. Kategori: Machine

Akar Masalah: Perangkat IT spesifikasinya masih rendah.

Solusi: Melakukan peningkatan spesifikasi perangkat IT dan pendukungnya di Kantor Kelurahan Kutajaya Kabupaten Tangerang.

1. Kategori: Method

Akar Masalah:  Pengelolaan arsip masih manual.

Solus : Melakukan digitalisasi arsip dengan menscan berkas arsip dan mengunggah hasil scan berkas di google form agar mudah diakses dari manapun dan kapanpun diinginkan. 

1. Kategori: Material

Akar Masalah: Tidak ada ruang khusus untuk arsip

Solusi:  Menganggarkan kegiatan Pembangunan Gedung arsip di Kantor Kelurahan Kutajaya pada tahun anggaran 2024.